Setelah menjalani tahap interview biasanya tidak perlu menunggu lama nantinya HRD akan mengabari Ada apakah diterima atau ditolak bekerja dalam sebuah perusahaan tersebut. patut untuk diketahui bahwa sebagian besar perusahaan yang menolak biasanya tidak akan memberikan email, sebaliknya ketika Anda diterima bekerja maka nantinya akan mendapatkan email offering letter, artinya tinggal selangkah lagi bagi Anda untuk bisa bekerja di perusahaan tersebut, lalu sebenarnya bagaimana cara membalas email HRD khususnya offering letter ini.
Memang jika dilihat kebanyakan kasus tawaran pekerjaan memang akan disampaikan lewat panggilan telepon oleh pihak HRD kepada peserta, namun juga tidak menutup kemungkinan bahwa nantinya penawaran kerja tersebut akan disampaikan lewat email, apalagi di zaman sekarang ini pemakaian email memang dirasa jauh lebih praktis, meskipun dalam beberapa kasus terlihat kurang efektif, karena jarang juga orang yang membuka email mereka.
Anda juga harus membaca apakah memang tawaran atau kontraknya memang sesuai dengan yang diharapkan ataukah tidak, Anda juga punya hak jika seandainya ingin melakukan negosiasi terlebih dahulu, termasuk juga jika seandainya tidak cocok atau kurang sesuai maka bisa menolak permintaan atau offering letter tersebut. Berikut ini diantaranya ada beberapa langkah atau cara membalas email HRD offering letter yang bisa Anda terapkan, yaitu:
- Mengubah subyek email, sebenarnya memang tidak ada ketentuan bahwa Anda harus mengubah subyek email, karena secara otomatis ketika memberikan balasan maka subyek akan langsung terisi. Namun dengan mengubah subyeknya maka akan lebih cepat bagi HRD untuk mengetahui bahwa itu adalah email penting yang diberikan oleh calon kandidat kepada mereka. Jika seandainya Anda menerima tawaran kerja tersebut maka bisa diganti subyeknya dengan accepting sesuai dengan pekerjaan dan perusahaan yang dilamar tersebut.
- Balas sesegera mungkin, ingat bahwa HRD tidak punya banyak waktu untuk menunggu balasan Anda, apalagi jika seandainya mereka sedang mencari seorang SDM untuk menduduki sebuah posisi secara cepat, pastinya mereka membutuhkan jawaban dengan cepat, agar jika kemungkinan tawaran tersebut Anda tolak, maka bisa segera menghubungi kandidat yang lainnya. Untuk itu usahakan tidak berpikir terlalu lama, maksimal hanya 2 hari saja untuk memberikan balasan email.
- Berikan jawaban secara singkat, padat dan jelas, ingat bahwa HRD ini tidak memiliki banyak waktu hanya untuk sekedar menunggu jawaban Anda, jadi jangan memberikan jawaban secara berputar-putar, langsung saja pada intinya. Jadi nantinya mereka juga bisa segera memproses hal tersebut, Anda juga bisa secepat mungkin bekerja di dalam perusahaan yang baru tersebut.
- Menunjukkan rasa terima kasih, Anda juga harus mengapresiasi yaitu dengan memberikan ucapan terima kasih, sehingga nantinya pihak HRD juga akan merasa lebih dihargai. Antusiasme yang ditunjukkan ini pada dasarnya juga akan membuat mereka merasa lebih bahagia. Apalagi karena ternyata Anda juga menunjukkan bahwa sedang menanti email tersebut.
- Menyampaikan jawaban, selanjutnya yang paling inti adalah memberikan jawaban, apakah memang menerima permintaan tersebut atau justru menolaknya, ini adalah bagian yang paling inti. Namun pastinya sebelum menyampaikan jawaban inti ini, maka penting sekali sebelumnya sudah memahami syarat dan ketentuan yang diberikan, sehingga tidak sampai menyesal setelah memutuskan jawabannya apakah ditolak atau diterima. Jadi sambil diingat-ingat poin yang ada dalam negosiasi pada saat interview. Pastikan bahwa kontrak kerjanya menguntungkan kedua belah pihak.
- Perhatikan kembali penulisan Anda, seperti diantaranya sudah menggunakan bahasa yang baku dan formal, serta yang tidak boleh disepelekan adalah penulisannya sudah benar, tidak ada tanda baca apalagi ejaan yang salah. Tampak sepele namun pada dasarnya hal ini juga penting untuk terlihat lebih profesional, jadi harus Anda teliti.
Mudah bukan cara membalas email HRD offering letter ini, jangan dilakukan sembarangan jika tak ingin menyesal. Ingat bahwa pada dasarnya tawaran semacam ini tidak datang dua kali, sehingga harus dipikirkan matang-matang. Sembari mencari kerja terus asah skill atau keterampilan dengan banyak mengikuti program pelatihan, termasuk diantaranya dengan ikut pelatihan di Prasmul-ELI yang sudah terkenal kualitasnya serta berpengalaman.